Как убрать беспорядок в вашем цифровом мире

Как убрать беспорядок в вашем цифровом мире

Удаленная работа, возможно, избавила вас от поездок на работу и позволила вам провести день в пижаме, но это также означает, что вы, скорее всего, подвергаетесь цифровой связи каждую секунду дня - от личных и профессиональных писем, переполняющих ваши почтовые ящики, до push-уведомлений, напоминающих вам развития каждой новости до непрекращающегося вирусного очарования Twitter и Instagram.

Если вы страдаете от технической усталости или просто пытаетесь стать более продуктивным в Интернете, вот шаги, которые вы можете предпринять, чтобы организовать свой цифровой ландшафт.

Создайте разделение.

Кэл Ньюпорт, профессор компьютерных наук Джорджтаунского университета, который пишет о пересечении технологий и культуры, сказал, что многие люди поддаются тому, что он называет методом списка / реактивности: они мгновенно реагируют на общение - тексты, электронные письма, сообщения Slack - при этом иногда пытаются чтобы добиться прогресса в своей работе. В один момент они отвечают на электронное письмо от учителя своего ребенка, в следующий момент они подключаются к конференц-связи, стирая грань между профессиональным и личным.

«Он полностью совмещает жизни», - сказал д-р Ньюпорт. «Вы никогда не останетесь без работы. Ты всегда чувствуешь себя позади ».

Чтобы избежать этого цикла, установите фиксированное цифровое расписание, которое четко определяет, когда вы работаете, когда занимаетесь с семьей и когда отдыхаете. Только в это время занимайтесь коммуникациями, касающимися различных сторон вашей жизни. Выделите время для проверки личных текстовых сообщений. И просматривайте заголовки дня только утром, чтобы случайно не проверить новости в рабочее время.

«В настоящий момент, если не смотреть какие-либо новости, кажется, что это было бы предательством вашей гражданской ответственности», - сказал доктор Ньюпорт. «Но с другой стороны, постоянно смотреть новости - это нарушение вашего рассудка».

Установите ожидания.

Поговорите со своими коллегами - или, если вы учитель, со своими учениками - о том, когда вы готовы им ответить.

«Задайте ожидания для всех участников», - сказала Линетт О'Киф, директор по исследованиям и инновациям в Online Learning Consortium , некоммерческой организации, которая предлагает преподавателям цифровые методические указания. Это может помочь уменьшить объем получаемых вами сообщений и дать понять людям, что ваше расписание может не совпадать с их. Например, преподаватели должны сообщать своим ученикам, отвечают ли они на электронные письма в нерабочее время или нет.

«Ожидается, что мы будем доступны намного больше, что, возможно, иронично», - сказала Иоана Литерат, профессор коммуникации в педагогическом колледже Колумбийского университета. «У нас так много обязанностей, и наша жизнь сейчас настолько хаотична».

Имея это в виду, расскажите, как вы предпочитаете, чтобы с вами связывались. Если вы работаете на дому с маленькими детьми и беспокоитесь, что они могут помешать Zoom ваши собрания, объясните своему боссу, что вы предпочитаете голосовые звонки. Педагоги, преподающие онлайн, должны выяснить, как их ученики предпочитают общаться, и постараться пойти им навстречу, сказал доктор О'Киф. Например, приложение чата Remind позволяет учителям получать сообщения с помощью текстовых сообщений, электронной почты или push-уведомлений.

Вы можете почувствовать себя обязанным немедленно отвечать на каждое электронное письмо, сообщение в Twitter и Slack, которое приходит к вам. Но Дайан Бейли, профессор коммуникации в Корнельском университете, говорит, что важно помнить, что «то, что нам мешает, обычно помогает кому-то другому». Некоторые запросы срочные; другие нет. Прежде чем прекратить то, что вы делаете, чтобы протянуть руку помощи, подумайте, когда вы можете найти время, чтобы помочь другим, а когда вам нужно сосредоточиться на помощи себе. Если, например, вам нужен час, чтобы уложиться в срок, закройте свой почтовый ящик и не проверяйте его, пока ваша работа не будет выполнена.

Возьмите на себя управление своим почтовым ящиком.

Один из самых простых способов очистить свой почтовый ящик - отказаться от подписки на списки рассылки. И Gmail, и приложение Apple Mail уведомляют пользователей, если письмо поступило из списка рассылки, с возможностью отказа от подписки одним щелчком мыши. Используй это.

Вы также можете сортировать и ограничивать электронные письма, фильтруя их по отправителю, получателю или строке темы. Допустим, вы получаете еженедельный отчет о проделанной работе, который можно носить в заднем кармане, но не нужно читать сразу после его получения. Вы можете создать фильтр, который будет автоматически отмечать его как прочитанный, отправлять в ваши архивы или присваивать ему определенный ярлык. Для своего личного почтового ящика рассмотрите возможность создания ярлыков для счетов или напоминаний о встречах, чтобы они не терялись в смеси.

Затем подумайте, сможете ли вы работать более продуктивно, если бы ваши личные и профессиональные письма были объединены в один почтовый ящик. Если вы беспокоитесь о том, что не можете пропустить важные заметки ни в одном из них, и постоянно переключаетесь между ними, импортируйте их под одним адресом. Вы можете сделать это в Gmail с помощью функции сбора почты или в Outlook, создав псевдонимы, которые отправляют и получают электронные письма из разных учетных записей. Обе системы также имеют функции, которые могут автоматически пересылать все ваши электронные письма из одной учетной записи в другую.

Если вы сотрудничаете с большой командой и чувствуете, что длинные цепочки писем часто мешают решению поставленной задачи, подумайте над эффективным рабочим процессом. Может быть, это означает размещение идей в общем документе Google или проведение еженедельных встреч для обсуждения конкретных целей. По словам д-ра Ньюпорта, наличие структурированного процесса «существенно сокращает количество одновременных асинхронных разговоров вперед и назад».

Чтобы не тратить время на переписку по электронной почте для планирования встреч, используйте общий календарь, например YouCanBookMe , Calendly или x.ai, где коллеги могут видеть вашу доступность и соответственно бронировать места. Если вы часто назначаете встречи с людьми за пределами вашей организации, эти инструменты можно интегрировать с календарями Google и Outlook, так что вам не придется переключаться между разными платформами.

Еще одна экономия времени: вместо того, чтобы вводить один и тот же ответ на общие вопросы или просьбы, сохраните шаблон, чтобы вы могли быстро запустить его при необходимости. Это, как сказал доктор О'Киф, говорит получателям: «Я вижу вас, я слышу вас, мне интересно ответить вам, но вот когда это произойдет».

Наконец, вы никогда не станете нулевым человеком в почтовом ящике, если будете относиться к своей электронной почте как к списку дел. Обычно сообщения оставляют непрочитанными и используют их в качестве напоминаний для выполнения определенных задач. Идея гласит: «Если мне нужно это сделать, это будет в моем почтовом ящике. И если я захочу что-то снять со своей тарелки, я просто отправлю об этом кому-нибудь электронное письмо », - сказал доктор Ньюпорт. «То есть система управления задачами. Это просто ужасно ».

Вместо этого он предлагает создать отдельное «пространство обязательств». Используйте онлайн-инструменты, такие как Trello , Flow-e или Asana, чтобы создавать доски задач, которые упорядочивают ваши обязанности в соответствии с срочностью и прогрессом. Если это не для вас, Gmail имеет функцию задач, встроенную в приложение календаря, которая позволяет создавать цифровые списки дел, а в Outlook есть аналогичная функция под названием To Do. (Его классический инструмент для задач постепенно прекращается.) Или просто используйте ручку и бумагу, чтобы наметить свои дневные приоритеты.

«Ключевым моментом здесь является низкое трение», - сказал доктор Ньюпорт. «Записывай что-нибудь из головы».

Помни, ты главный.

Вы можете внести небольшие изменения в образ жизни, чтобы при необходимости отключиться. Доктор О'Киф рекомендует уделить время изучению каждого из ваших цифровых инструментов и спросить: «Как это вписывается в мою жизнь?»

Если вам не обязательно быть на связи 24/7, откладывайте профессиональные уведомления по электронной почте и в чате, как только вы закончите день. Если у вас есть умные часы, которые синхронизируются с почтовым ящиком и телефоном, снимите их после того, как закончите работу.

Смартфоны настолько универсальны - мы используем их для работы, подключения и даже покупки автомобилей - но помните, что вы сами контролируете, как вы их используете. Доктор Литерат решила перестать читать и смотреть шоу на своем телефоне, поэтому она купила Kindle и стала больше включать телевизор.

Если вы виноваты в бесконечной прокрутке в Instagram, Twitter или TikTok, возьмите за привычку отписываться от аккаунтов, которые не добавляют большой ценности вашей жизни. Примените то же мышление к своим приложениям - если вы не используете их хотя бы раз в месяц, избавьтесь от них. С помощью функции экранного времени iPhone вы можете видеть, сколько времени вы проводите на телефоне каждую неделю, и создавать расписание, чтобы ограничить использование вашего приложения и вызовов.

Суть в том, что у вас есть право решать, как часто вы проверяете электронную почту и каналы. Вероятно, лучше не игнорировать сообщения от своего начальника или учеников. Но что касается социальных сетей, по словам доктора Бейли, все сводится к следующему: «Кто рассердится, если мы не смотрим, а они хотят, чтобы мы смотрели?»

Поделиться: